為了規(guī)范國際學術交流活動的申報、舉辦、總結、呈報和統計等工作，根據中國科協《關于在華舉辦國際科技會議的工作細則》、《在華舉辦和申辦國際會議注意事項》以及中共中央、國務院的有關精神，特制定本條例。

一、國際會議的申報：

在華舉辦國際會議要從我國實際需要出發(fā)，從嚴控制，應限于我按規(guī)章有義務舉辦的，和對提高我國際聲望、維護我國家利益、促進我國民經濟和科技發(fā)展有重大作用的國際會議。確有水平且規(guī)模適度的科技專業(yè)性國際會議可適當多辦，一般性的國際研討會、交流會、論壇等，從嚴掌握，內容空泛，無明確目的，可開可不開的會議一律不開。

各專業(yè)委員會、地方學會申報國際會議須在規(guī)定時間前報中國化學會秘書處匯總，正式行文，經中國科協核準，按規(guī)定程序報科技部或國務院審批。

未經批準，任何單位和個人不準擅自對外承辦、承諾舉辦國際會議或承諾與外方合作，協助外方在華舉辦國際會議。嚴禁為得到外方贊助輕率同意在華舉辦國際會議。凡上報申辦會議者，必須在申辦前6個月上報審批，逾時一律不予辦理。

在我國舉辦主要國際組織的重要會議、涉及重大敏感問題的國際會議、邀請外賓在一百五十人以上的大型國際會議，重要的專業(yè)性國際會議，以及邀請外國政府現職部長以上的官員和在國際上有重要影響人士參加的高級別國際會議，均應先商外交部同意，報國務院批準。如我作為東道國需在經費上承擔義務，還應先商財政部同意。凡以上國際會議均應在上年八月底前向國務院報送年度計劃，

未報年度計劃，未經批準的國際會議一律不得舉辦。特殊情況需要臨時安排的國際會議，必須專項報批，但必須提前半年辦理審批手續(xù)。

同一會議不能多渠道申報，一經批準不得擅自改變（如：時間、地點、名稱、內容等）。如遇特殊情況，須來函詳細說明理由，由我會經中國科協報科技部審批。

二、申辦在國內舉辦國際會議需提供的申報材料：

1、蓋有申報的專業(yè)委員會或地方學會公章的舉辦國際會議的請示報告，內容包括：

（1）會議名稱（中英文全稱及英文縮寫）、舉辦時間、地點，國際科技會議不應以民族來限定參加者，會議名稱不能冠以“華人”“世界華人”等稱謂；

（2）發(fā)起、主辦、承辦單位名稱及各自的責任和義務，其中主辦單位應為“中國化學會”，承辦單位為申報單位；

（3）可行性分析，包括會議內容及籌備班子情況，會議內容必須符合第一條規(guī)定；

（4）會議背景，說明會議的起因、宗旨、我國學術水平的現狀及趨勢。若會議由國際組織發(fā)起或與國際、國外組織合作召開，應對該組織或結構作簡要介紹（如可能請?zhí)峁┰摻M織的章程），并附委托書或有關決議，應特別說明該組織中臺灣代表權的情況（包括臺灣的地位及稱謂，以及在以前歷屆會議中是否出現過“兩個中國”或“一中一臺”等政治問題）；

（5）與會代表、人數情況，應分別列出預期與會的中、外方學者人數（寫明外方代表的國別），是否有未建交的國家人員, 是否邀請臺灣地區(qū)人員；并應列出會議擬邀請的中外知名專家的姓名和擬請他們提供的論文題目；

（6）經費預算要保持收支平衡并力求有所結余，如擬爭取資助，應注明可能提供資助的單位名稱及資助金額；

（7）如會議附設展覽，只能是規(guī)模、內容和形式都有利于學術交流的小型展示，不得以辦會為名搞商業(yè)性展覽，并需在報告中說明內容和展示面積（不超過1000平方米），必須與會議同時申報。

（8）按照《中國化學會章程》規(guī)定，會議應對會員參會注冊費有所優(yōu)惠，申報材料中應注明優(yōu)惠幅度。

2、《在國內舉辦國際會議申請表》二份，內容要逐項填寫清楚，并與申請文件內容相符，主辦單位為“中國化學會”，其中一份由申報的專業(yè)委員會主任或地方學會領導簽字并加蓋公章，另一份中在填報單位、申請單位及單位領導人欄空出。

二、會前資料：

承辦單位須將會前資料，包括各輪通知及籌備工作簡報等送中國化學會秘書處各二份。

三、邀請和簽證函：

1、邀請函由會議組委會發(fā)出并存檔備查。

2、簽證函由中國化學會秘書處代辦，請在會前70天，將外國代表人員情況按我會格式錄好的數據庫寄達我會秘書處（可用電子郵件）。

四、接待計劃：

請承辦單位在會議開幕前40天將國（境）外與會人員接待計劃報我秘書處，內容包括：

1、國外參加會議人員姓名、單位、入境時間、航班；

2、日程安排、活動內容及各地接待單位；

3、外賓在國內費用負擔單位及結算辦法；

接待計劃經中國科協審批后發(fā)至各接待單位，并抄送有關單位（機場、海關、公安廳局、安全廳局）。

五、會議總結：

1、承辦單位應于會議結束后20天內將會議總結及會議資料5份送中國化學會秘書處。

2、會議總結應包括：

1）會議概況，應包括：實際到會的中外方人數（按國別列出）、宣讀論文數、會議安排的各項活動的實施情況。如涉及敏感問題，應提交專項報告。

2）學術總結，應概述會議所反映的重要科技成果和動向；對中外論文水平的比較、分析；中外各方對會議學術水平的評價。

3）會議文集的出版情況，包括名稱、出版社（如正式出版）、頁數、印數等。

4）會議經費收支情況。

5）會議組織工作的經驗、不足和問題。